Adieu papier qui doit se réserver à certains usages et bonjour à la dématérialisation des pratiques. Si cela semble tellement évident énoncé de cette manière, dans la réalité, les entreprises se heurtent à des défis de taille.
Heureusement, la transition numérique peut se faire de manière aisée à condition de se faire aider par les bonnes structures.
Quelles sont les aides auxquelles peuvent prétendre les entreprises en termes de transition numérique ?
La transition numérique est dépeinte comme une formidable opportunité pour toutes les entreprises de gagner en compétitivité et en productivité.
Même si ce sont des arguments de poids qui parlent aux chefs d’entreprises, pour l’heure, ils doivent surtout batailler pour la mettre en place, sachant que cela leur semble parfois abscons, peu clair, difficile à mettre en œuvre, sachant qu’ils manquent de temps et de formation pour la réaliser dans les bonnes conditions.
Rien qu’à regarder les monceaux de papier qui se trouvent dans leur salle d’archive (quand il n’y en a qu’une ; ce qui n’est pas le cas pour les grands groupes, par exemple), cela peut décourager n’importe qui.
Car avouons-le sans détour, peu de professionnels ont suffisamment de temps pour avoir eu le temps de mettre en place une organisation rationnelle dans tous ces papiers, même s’ils avaient la volonté de le faire dans les premières années.
Les documents administratifs et la paperasse comme ils aiment à l’appeler ont pris tellement de place dans leur quotidien qu’ils ont dû se résoudre à faire un choix : leur accorder du temps ou dédier ces heures précieuses au paiement de leurs factures, au fait de se rendre sur le terrain et faire signer des devis. Faut-il vraiment parler d’un choix ?
Malheureusement, l’obligation de passer à la numérisation, notamment législativement, les somme à se poser la question de trouver de l’aide, faute de pouvoir agir par eux-mêmes.
Digitalisation : ce qu’il faut retenir quand on a besoin d’aide
Parce que la digitalisation des pratiques et la dématérialisation ont fait des avancées tout au long des années, notamment depuis l’arrivée d’internet, certaines structures se sont dit qu’elles pourraient apporter leurs connaissances et leur expertise au service des entreprises et on ne peut que s’en féliciter.
Il faut procéder par étapes pour arriver à effectuer sa transition numérique, même si le travail est colossal et disons-le peu attractif.
En premier lieu, il s’agit de trier et de récoler les documents afin de ne conserver que ceux qui ont de la valeur pour l’entreprise. Cela peut être une valeur légale ou de fonctionnement. En effet, en fonction de la nature des documents, ceux-ci ont vocation à être conservés pendant une certaine durée alors que d’autres sont à garder à vie et ce, même si l’entreprise ferme ses portes.
Quand cela est fait, il faut trouver la meilleure politique d’archivage ; celle qui va permettre de retrouver n’importe quelle information et ce, même des années auparavant, en quelques clics sur un ordinateur.
Enfin, vient le moment de la numérisation en elle-même sachant que cela doit être fait en respectant certains protocoles, qu’il faut parfois faire une numérisation de masse, mais aussi composer avec des formats ou des matériaux autres que le papier sur des documents atypiques, ce qui sera le cas pour certaines professions.
Il n’est pas aisé alors de posséder les bonnes machines et surtout qu’elles soient assez qualitatives pour répondre là encore aux normes en termes de lisibilité de tout ce qui est imprimé ou écrit.
Que ce soit pour une prestation globale ou pour certains services, chaque devis est personnalisé pour tenir compte des besoins des entreprises confrontées au problème de la transformation numérique.
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